Säännöt
Espoon puutarhayhdistyksen säänöt

Espoon Puutarhayhdistys - Esbo Trädgårdsforening ry

YHDISTYSSÄÄNNÖT

1 § Nimi ja kotipaikka

Yhdistyksen nimi on Espoon Puutarhayhdistys - Esbo Trädgårdsförening ry
ja sen kotipaikka on Espoo.
Yhdistys kuuluu jäsenenä Puutarhaliitto - Trädgårdsförbundet ry:hyn.

2 § Tarkoitus ja toiminta

Yhdistyksen tarkoituksena on lisätä kiinnostusta puutarhaharrastukseen
ja viihtyisän elinympäristön luomiseen, sekä edistää puutarhakulttuuria
ja historiallista paikallistuntemusta Espoossa.
Tarkoituksen toteuttamiseksi yhdistys:
- tekee valistustyötä puutarha-alasta
- järjestää kokouksia
- luentoja
- näyttelyitä
- kursseja
- juhlia
- kilpailuja
- opintoretkiä ja neuvontatilaisuuksia
- antaa jäsenilleen neuvoja alan asioissa
- harjoittaa julkaisutoimintaa
- jakaa stipendejä
- tekee esityksiä ja aloitteita viranomaisille ja päätöksentekijöille
- antaa lausuntoja
- on yhteistoiminnassa muiden yhdistysten kanssa.
Toimintansa tukemiseksi yhdistys voi:
- perustaa rahastoja
- ottaa vastaan lahjoituksia
- avustuksia ja testamentteja
- omistaa kiinteistöjä, osakkeita ja osuuksia
sekä tarvittavan luvan saatuaan toimeenpanna myyjäisiä ja arpajaisia.

3 § Jäsenet

Yhdistyksen jäseneksi voi liittyä puutarha-alasta ja yhdistyksen tavoitteista
ja toiminnasta kiinnostunut henkilö, tai yhteisöt,
jotka haluavat edistää yhdistyksen tavoitteita.
Jäsenet ovat varsinaisia jäseniä, henkilöitä, jotka yhdistyksen hallitus hyväksyy.
Yhteisöjäseniä, joiksi hallitus voi hyväksyä oikeuskelpoisen yhteisön tai järjestön.
Yhteisöjäsenellä on seuran kokouksissa puhevalta, mutta ei äänivaltaa
kunniajäseniä, joiksi yhdistys voi kutsua puutarha-alaa tai
yhdistyksen toimintaa erittäin ansioituneesti edistäneitä henkilöitä.
Jäsenelle on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai
sen puheenjohtajalle taikka ilmoittamalla eroamisesta yhdistyksen kokouksessa.
Hallitus voi erottaa jäsenen, joka ei noudata yhdistyksen sääntöjä.
Jos jäsen on jättänyt erääntyneen jäsenmaksun maksamatta vähintään kahdenkuukauden
ajan maksun erääntymisestä, eikä maksa niitä kehoituksesta huolimatta,
hallitus katsoo hänen eronneen yhdistyksestä.

4 § Jäsenmaksut

Varsinaiset jäsenet sekä yhteisöjäsenet suorittavat vuosittain syyskokouksen määräämän jäsenmaksun.
Kunniajäsenet eivät maksa jäsenmaksua.

5 § Hallitus

Yhdistyksen asioita hoitaa hallitus, johon kuuluvat syyskokouksessa valittu
puheenjohtaja ja 6 valittua varsinaista jäsentä sekä näiden kolme (3) varajäsentä.
Puheenjohtajan toimikausi on yksi (1) vuosi, muiden varsinaisten jäsenten ja varajäsenten kaksi (2) vuotta.
Hallituksen varsinaisista ja varajäsenistä on vuosittain puolet erovuorossa, aluksi arvan sitten vuoron mukaan.
Erovuoroinen voidaan valita uudelleen. Hallitus valitsee varapuheenjohtajan, sihteerin,
varainhoitajan ja muut tarvittavat toimihenkilöt. Hallitus kokoontuu puheenjohtajan tai
hänen ollessa estynyt varapuheenjohtajan kutsusta tai kun vähintään 3 hallituksen jäsentä sitä vaatii.
Hallitus on päätösvaltainen, kun vähintään puolet sen jäsenistä, puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja
mukaan luettuna ovat läsnä. Asiat ratkaistaan yksinkertaisella äänten enemmistöllä.
Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan mielipide, vaaleissa kuitenkin arpa.
Hallitus voi kutsua kokouksiinsa yhdistyksen jaostojen edustajat,
joilla on puheoikeus.

6 § Yhdistyksen nimen kirjoittaminen

Yhdistyksen nimen kirjoittaa puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja,
jompikumpi yhdessä sihteerin tai rahastonhoitajan kanssa.

7 § Tilit

Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi. Hallituksen on jätettävä viimeistään kolme viikkoa
ennen kevätkokousta yhdistyksen tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus tilintarkastajille.
Tilintarkastajien tulee antaa kirjallinen lausuntonsa hallitukselle viimeistään kaksi viikkoa ennen kevätkokousta.

8 § Yhdistyksen kokousten koollekutsuminen

Yhdistyksen kokoukset kutsuu koolle hallitus. Kokouskutsu on toimitettava viimeistään
10 vuorokautta ennen kokousta joko lähettämällä kutsu kirjallisena kullekin jäsenelle
tai julkaisemalla kutsu yhdistyksen kotipaikkakunnalla ilmestyvässä sanomalehdessä.

9 § Yhdistyksen kokoukset

Yhdistyksellä on kaksi (2) sääntömääräistä kokousta vuosittain: syyskokous,
joka pidetään syys-joulukuussa ja kevätkokous, joka pidetään toukokuun loppuun mennessä.
Ylimääräinen kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää,
kun hallitus katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään yksi kymmenestä (1/10) yhdistyksen
äänioikeutetuista jäsenistä sitä hallitukselta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii.
Yhdistyksen kokouksessa on jokaisella jäsenellä äänioikeus ja jokaisella äänioikeutetulla yksi (1) ääni.
Yhdistyksen päätökseksi tulee, se mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä.
Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan mielipide, vaaleissa kuitenkin arpa.

10 § Sääntömääräiset kokoukset

Sääntömääräisissä kokouksissa käsitellään seuraavat asiat:

Syyskokouksessa:
- kokouksen avaus
- valitaan puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja
kaksi ääntenlaskijaa
- todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
- hyväksytään kokouksen työjärjestys
- vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä
. jäsenmaksun suuruus seuraavalle vuodelle
- valitaan hallituksen puheenjohtaja ja muut jäsenet
- valitaan toiminnantarkastaja ja hänelle varamies
- käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.

Kevätkokouksessa:
- kokouksen avaus
- valitaan puheenjohtaja, sihteeri,
kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja
. kaksi ääntenlaskijaa
- todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
- hyväksytään kokouksen työjärjestys
- esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja toiminnantarkastajan lausunto
- päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja
vastuuvapauden myöntämisestä
- käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat.

11 § Hallituksen tehtävät

Hallitusjohtaa yhdistyksen toimintaa ja toimeenpanee
yhdistyksen kokousten päätökset
Hoitaa huolellisesti yhdistyksen omaisuutta ja varoja
Edustaa yhdistystä
Laatii vuosittain toiminta- ja tilikertomukset sekä
toimintasuunnitelman ja talousarvion
Päättää yhdistyksen työntekijöiden ottamisesta ja vapauttamisesta
Asettaa yhdistyksen toiminnan kannalta tarpeelliset toimielimet
Kutsuu koolle yhdistyksen syys- ja kevätkokoukset ja
valmistelee niissä esiin tulevat asiat
Pitää jäsenluetteloa ja hoitaa seuran arkistoa
Panee vireille uusia aloitteita yhdistyksen kehittämiseksi
Täyttää ne velvoitteet, jotka sille lain ja sääntöjen mukaan kuuluvat.

12 § Virkailijoiden tehtävät

Puheenjohtaja kutsuu koolle hallituksen kokoukset ja
toimii niissä puheenjohtajana
Allekirjoittaa yhdessä sihteerin kanssa kokouspöytäkirjat
ja toimintakertomukset
Valvoo ylimpänä luottamushenkilönä, että yhdistyksen omaisuutta hoidetaan huolellisesti
ja että yhdistyksen sääntöjä ja kokousten päätöksiä noudatetaan.
Sihteeri toimii sihteerinä hallituksen kokouksissa ja varmistaa pöytäkirjat allekirjoituksillaan
Hoitaa kirjeenvaihtoa ja hallituksen päätösten mukaista tiedottamista
Tiedottaa yhdistyksen ja hallituksen päätöksistä asianomaisille
ilmoittaa hallituksen toimeksiantamana yhdistyksen kokouksista.

Varainhoitaja hoitaa yhdistyksen taloutta hallituksen ohjeiden mukaisesti
hoitaa yhdistyksen rahavaroja ja kirjanpitoa sekä laatii hallitukselle toimintavuosittain
tuloslaskelman ja taseen
laatii hallituksen ohjeiden mukaan ehdotuksen talousarvioksi.

13 § Jaostot

Yhdistys voi perustaa jaostoja ja työryhmiä toimintaansa varten.

14 § Sääntöjen muuttaminen ja yhdistyksen purkaminen

Päätös sääntöjen muuttamisesta ja yhdistyksen purkamisesta on tehtävä yhdistyksen kokouksessa
vähintään kolmen neljäsosan (3/4) enemmistöllä äänestyksessä annetuista äänistä.
Kokouskutsussa on mainittava sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta.
Yhdistyksen purkautuessa varat luovutetaan Puutarhaliitto - Trädgårdsförbundet ry:lle
käytettäviksi puutarhankulttuurirahastoon tai käytetään yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen
purkautumisesta päättävän kokouksen määräämällä tavalla.
TAKAISIN YLÖS 

EU:n tietosuojauudistus

EU:n tietosuojauudistus astui voimaan 25.5.2018. Tietosuoja-asetusta (General Data Protection Regulation, GDPR) sovelletaan lähtökohtaisesti kaikkeen henkilötietojen käsittelyyn. Espoon puutarhayhdistys ylläpitää jäsenrekisteriä, jota hallinnoin yhdistyksen sihteeri. Espoon puutarhayhdistyksen tietosuojaselvitys on saatavilla yhdistyksen nettisivuilta www.espoonpuutarhayhdistys.fi

Espoon puutarhayhdistys kerää ja ylläpitää toimintansa edellyttämää jäsenrekisteriä joka sisältää jäsenistään ainoastaan seuraavat tiedot:

- etu- ja sukunimi,

- osoite,

- puhelinnumero,

- sähköpostiosoite (jos jäsen sellaisen on ilmoittanut)

Edellä mainitut tiedot on saatu jäseniltä itseltään jäseneksi ilmoittautumisen yhteydessä ja niitä säilytetään jäsenrekisterissä koko jäsenenä oloajan.

Jäsen voi muuttaa tietojaan ilmoittamalla niistä kirjallisesti (esim. sähköpostitse espoonpuutarhayhdistys@gmail.com) yhdistyksen puheenjohtajalle tai sihteerille. Yhdistyksen jäsenrekisterissä olevat tiedot voi myös pyytää nähtäväksi lähettämällä pyyntö kirjallisesti (esim. sähköpostitse espoonpuutarhayhdistys@gmail.com) puheenjohtajalle tai sihteerille.

Jäsentietoja käytetään ainoastaan yhdistyksen omien materiaalien, kuten jäsenkirjeiden ja jäsenmaksulomakkeiden postittamista varten; yhdistyksen toimintaan liittyvää yhteydenpitoa varten; retki- ja vierailukohteista informointia varten.

Yksityisyytesi on meille tärkeä. Espoon puutarhayhdistys vastaa tietoturvasta lakien mukaisesti, eikä luovuta jäsentietoja kolmansille osapuolille sopimatta erikseen tarvekohtaisesti (esimerkiksi matkalle lähdettäessä matkatoimistolle).